contact extranet

Privacyverklaring

Heemkundekring de Heerlijckheijd Nispen, hierna te noemen ‘de heemkundekring’, hecht veel waarde aan de bescherming van

uw persoonsgegevens.

Via deze verklaring willen we een helder inzicht geven hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Dit betekent in ieder geval dat de heemkundekring:

●

uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type

persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

●

de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden

waarvoor ze worden verwerkt;

●

u om uw uitdrukkelijke toestemming vraagt als zij deze nodig heeft voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

●

passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens

gewaarborgd is;

●

geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij

a) dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, of

b) op basis van een wettelijke verplichting daartoe.

●

op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze respecteren;

Als heemkundekring zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van

onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via de

contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens

Door de heemkundekring worden van elk lid persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van

●

de ledenadministratie en contributie-inning;

●

convocaties voor ledenvergaderingen;

●

aanmelding voor ledenactiviteiten en de betaling van deelnamekosten;

●

vrijwilligerswerk in opdracht van en onder auspiciën van het bestuur;

●

het verspreiden van het jaarboek;

●

het verspreiden van periodieke nieuwsbrieven en ad hoc (nieuws)berichten;

Hiervoor worden van elk lid de navolgende gegevens verzameld:

●

voornaam, achternaam en tussenvoegsel;

●

geslacht;

●

adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats);

●

telefoonnummer (vast en/of mobiel);

●

e-mailadres(sen);

●

bankgegevens;

Door de heemkundekring worden persoonsgegevens van derden verwerk ten behoeve van

●

de verwezenlijking van de doelstellingen van de vereniging zoals vermeld in artikel 3 van haar statuten.

Hiervoor worden door de heemkundekring de volgende gegevens verzameld:

●

foto’s;

●

filmopnamen;

●

geluidsopnamen;

●

bidprentjes;

●

artikelen uit kranten en tijdschriften;

●

overige archiefmaterialen en documentatie;

Persoonsgegevens van leveranciers worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

●

administratieve doeleinden;

●

communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;

●

et uitgeven van een opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) worden door de heemkundekring de volgende persoonsgegevens verzameld:

●

voornaam, achternaam en tussenvoegsel;

●

zakelijk telefoonnummer (vast en/of mobiel);

●

zakelijk e-mailadres;

●

bankgegevens voor betalingen;

Bewaring van gegevens

●

De persoonsgegevens worden door de heemkundekring geregistreerd in een Microsoft Excel bestand.

●

Het gegevensbestand wordt bewaard op een computersysteem bij de penningmeester-ledenadministrator. Een kopie van

het gegevensbestand wordt bewaard op een computersysteem bij de secretaris.

●

De heemkundekring maakt back-ups van de persoonsgegevens op digitale gegevensdragers om deze te kunnen herstellen.

Ten behoeve van de verspreiding van de jaarboeken wordt jaarlijks eenmalig een actuele ledenlijst uitgeprint.

●

De namen en adressen van bovengenoemde functionarissen zijn te raadplegen via de website van de heemkundekring

(http/www.heemkundenispen.nl/bestuur) en de colofon in onze jaarboeken en nieuwsbrieven.

Beveiliging

De heemkundekring heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te

beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

●

Alle personen die van uw gegevens die ons bezit zijn kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

●

De heemkundekring pseudonimiseert en zorgt voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is. E-mail

berichten gericht aan meerdere geadresseerden, worden B.c.c. verzonden.

●

De heemkundekring test en evalueert regelmatig haar maatregelen.

●

Medewerkers van de heemkundekring zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Beschikbaarstelling aan derden

●

Bestuursleden en vrijwillige medewerkers van de heemkundekring hebben inzage in de persoonsgegevens voor zover dat

noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak. Zij zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van

persoonsgegevens.

●

De heemkundekring geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee zij geen verwerkersovereenkomst –

bijvoorbeeld ten behoeve van de automatische incasso van de contributie - heeft afgesloten. Met deze partijen (verwerkers)

maakt de heemkundekring uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

●

De heemkundekring zal persoonsgegevens nooit voor commerciële doeleinden verkopen of delen met derden zonder uw

toestemming.

●

De heemkundekring zal de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of

toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens opvraagt. In een

dergelijk geval dient de heemkundekring medewerking te verlenen en is dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

●

De heemkundekring kan persoonsgegevens slechts delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor heeft

verleend. Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

●

De heemkundekring verwerkt in voorkomend bijzonder geval alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar

indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouders, verzorgers of wettelijke vertegenwoordigers.

Bewaartermijn

●

De heemkundekring bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan

wel op grond van wat door de Wet is vereist.

●

Gegevens ten behoeve van de financiële administratie - waarin ten behoeve van de betaalde contributie het

bankrekeningnummer vermeld wordt - worden 7 jaar bewaard.

●

Overigens gegevens - waaronder naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres - worden maximaal 1 jaar na bevestiging

van het einde van het lidmaatschap bewaard.

Vernietiging

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de persoonsgegevens verwijderd van de computersystemen en overige

(digitale) gegevensdragers. De jaarlijks geprinte actuele ledenlijst ten behoeve van de verspreiding van het jaarboek wordt

uiterlijk 2 weken na publicatie van het jaarboek versnipperd.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die de heemkundekring van u heeft ontvangen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door de heemkundekring of

door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf

of in opdracht van u direct aan een andere partij. De heemkundekring kan u vragen om u te legitimeren voordat zij gehoor kan

geven aan voornoemde verzoeken. Mag de heemkundekring uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u

gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te

nemen. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft dan altijd het recht een klacht in te

dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Hebt u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen? Neem dan contact met ons op.

Heemkundekring de Heerlijckheijd Nispen